مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان عبارت است از هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فرد. اساساً، این مهارت به مردم این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتر و بهتر را در زمان کمتری انجام دهند. شما می‌توانید زمان خود را بین حیاتی‌ترین وظایف خود با کمک مدیریت زمان خوب برنامه‌ریزی کنید.
مدیریت زمان مؤثر فرآیند استفاده از زمان برای برنامه‌ریزی روزهایتان است تا بتوانید کار خود را با تلاش کمتر انجام دهید و از زمان خود بیشترین استفاده را ببرید. با کنترل آن می‌توانید در زمان کمتر و بدون استرس به نتایج بهتری برسید.
اغلب اوقات ما در محل کار سست می‌شویم و بدون دلیل وظایفمان را به تعویق می‌اندازیم. تسلط بر برنامه‌ریزی زمان کار شما را بهتر می‌کند، کارایی شما افزایش می‌یابد و با تلاش کمتر به اهداف خود خواهید رسید.
مدیریت زمان چگونه ممکن است؟
برنامه‌ریزی مؤثر زمان مزایای زیادی دارد. ما انسان‌ها حداقل باید سعی کنیم در زمان مثمر ثمر باشیم. این امر تنها با شناخت امکان‌پذیر است. ما باید شکست خود را در درک زمان بپذیریم و فوراً روی حفظ آن کار کنیم.
یعنی باید کمبود را در خودمان ببینیم، برنامه کاری‌مان که بیشتر وقتش تلف می‌شود. اگر وظایف خود را بر اساس اولویت سازماندهی کنیم، مدیریت زمان نه تنها امکان‌پذیر است، بلکه راحت است.
تکنیک‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که در موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای تأثیرگذار است. بیش از ۵۰ تکنیک مختلف برای مدیریت زمان وجود دارد که می‌تواند برای افراد با شخصیت‌ها و نیازهای متفاوت مناسب باشد. در زیر به برخی از محبوب‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان اشاره شده است:
– استفاده از لیست کارها
لیست کارها یکی از ساده‌ترین و کارآمدترین ابزارهای مدیریت زمان است. این ابزار به شما کمک می‌کند که وظایف خود را در یک بازه زمانی مشخص مدیریت کنید. شما می‌توانید از وسایل مختلفی مانند کاغذ و قلم، نرم‌افزارهای دسکتاپ یا دفترچه‌های یادداشت دیجیتال برای کنترل لیست کارها استفاده کنید. می‌توانید لیست‌های کار مختلفی مانند لیست چشم‌انداز، لیست کارهای ممکن، لیست هفتگی، لیست روزانه 3T و … داشته باشید.
– تابلوی کانبان، تجسم لیست کارهای انجام شده
کانبان یک کلمه ژاپنی است که به معنای بیلبورد یا تابلو است. این تکنیک از یک تابلو بصری برای پیگیری پیشرفت اهداف استفاده می‌کند. تابلوی کانبان اساساً یک لیست بصری از کارهاست که می‌توانید از تخته سفید بزرگ یا نرم‌افزارهای مناسب برای تجسم کانبان استفاده کنید. استفاده از تابلوی کانبان بسیار ساده است؛ باید چندین ستون روی تخته بکشید و مراحل هر کار را در هر ستون نشان دهید. معمولاً ستون‌های تخته شامل بخش‌هایی مانند انجام دادن، در حال پیشرفت، انجام شده و … می‌شود.
سپس به کاغذهای یادداشت چسبنده نیاز دارید. هر یادداشت چسبنده یک کار را نشان می‌دهد که باید تکمیل شود و می‌توانید از رنگ‌های مختلف این کاغذها برای انواع مختلف کارها استفاده کنید. پس از آماده کردن تابلوی بزرگ و یادداشت‌های چسبنده، بسته به فاز هر کار، کاغذهای یادداشت را در یکی از ستون‌ها قرار می‌دهید.
اگر تمام مراحل را به درستی دنبال کرده باشید، حالا نمایش تصویری خوبی از وظایف و اینکه هر کدام در چه مرحله‌ای هستند را در اختیار دارید. بر اساس پیشرفتی که در هر کار انجام شده، بعداً می‌توانید یادداشت‌های چسبنده را در این ستون‌ها جابهجا کنید.
– تایم باکسینگ
تکنیک Timeboxing به این معنی است که شما تقویم خود را باز می‌کنید و یک بلوک زمانی که در آینده برای یک کار خاص صرف خواهد شد وارد می‌کنید. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی آن کار کنید، فعالانه تصمیم می‌گیرید که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) را به آن وظیفه اختصاص دهید.
این تکنیک مثل برنامه‌ریزی یک جلسه در تقویم است؛ روز و ساعت‌های شروع و پایان جلسه را انتخاب می‌کنید، خروجی دلخواه را مشخص و آن بازه زمانی را در تقویم خود رزرو می‌کنید. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم را رزرو می‌کنید باید با آن مثل یک جلسه برنامه‌ریزی شده برخورد کنید.
این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می‌کنید دیگر از برنامه‌ریزی مجدد سریع و حواس‌پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگ‌تر می‌توانید چندین باکس زمانی را از قبل رزرو کنید. با چنین رویکردی می‌توانید روی برنامه زمانی و اولویت‌های خود کنترل کاملی داشته باشید.
– تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو یا گوجه‌فرنگی یک روش محبوب مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو، توسعه‌دهنده نرم‌افزار و نویسنده ایتالیایی، در اواخر دهه ۱۹۸۰ ابداع شد. ایده اصلی پومودورو بسیار ساده است و به همین دلیل این تکنیک محبوبیت زیادی پیدا کرده است.
شما باید کارهای روزانه خود را تقسیم‌بندی کرده و در فواصل زمانی کوتاه به اتمام برسانید. شما ۲۵ دقیقه را کاملاً به یک کار اختصاص می‌دهید که به آن یک پومودورو می‌گویند و بعد از آن ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. بعد از ۴ پومودورو، ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت می‌کنید تا دوباره شارژ شوید.
برای پیروی از تکنیک پومودورو باید از یک تایمر ساده استفاده کنید؛ این تایمر می‌تواند یک نرم‌افزار، آلارم گوشی یا تایمر اختصاصی پومودورو باشد. با پیروی از این تکنیک می‌توانید تمرکز و زمان ریکاوری کافی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری خود را به دست آورید.
– ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها برای اولویت‌بندی وظایف است. ایده اصلی این ابزار افزایش بهره‌وری توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده مطرح شد و بعداً توسط استفن کاوی در کتاب خود به نام «هفت عادت افراد بسیار مؤثر» به صورت یک ماتریس ارائه شد و به محبوبیت رسید.
استفاده از ماتریس آیزنهاور بسیار ساده است و بر اساس دو بعد فوریت و اهمیت کار می‌کند. شما ماتریسی با چهار ربع مختلف می‌سازید که این ربع‌ها عبارت‌اند از:
- انجام بدهید: فوری + مهم
- زمان‌بندی کنید: غیرفوری + مهم
- محول کنید: فوری + غیرمهم
- حذف کنید: غیرمهم + غیرفوری
همیشه باید به کارهای ضروری و مهم بپردازید. کارهای مهم اما غیرفوری مانند ورزش، یادگیری، تولید و ارتباط با افرادی که باید در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که آنها را به طور منظم انجام می‌دهید. تمام کارهای دیگر را یا باید به دیگران محول کنید یا آنها را حذف کنید.
– کار عمیق
کار عمیق اصطلاحی است که توسط کال نیوپورت ابداع شده و بیان می‌کند که تمام فعالیت‌های فکری باید در حالت تمرکز و به دور از حواس‌پرتی انجام شود تا توانایی‌های شناختی شما را به چالش بکشد.
تنها وقتی که کار عمیق انجام می‌دهید می‌توانید ارزش جدیدی را ایجاد کنید، مهارت‌های خود را بهبود دهید و کارهایی که تکرار کردن آنها توسط دیگران سخت است را انجام دهید. خیلی از مردم وضعیت روانی که شما را قادر به انجام کار عمیق می‌کند را با عنوان «جریان» (The Flow) می‌شناسند.
نقطه مقابل کار عمیق، «نیمه کار» یا «کار کم‌عمق» است. این نوع کار کم‌ارزش معمولاً به همراه چندوظیفگی، کار بر روی تعداد زیادی پروژه و ایجاد حواس‌پرتی در محیط (ایمیل، تلفن، چت و سایر وقفه‌ها) است.
بهترین راه برای غلبه بر نیمه‌کاری این است که برای مدت زمان قابل توجهی روی یک چیز تمرکز کنید و هر چیز دیگری از جمله حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید.
دلایل اهمیت مدیریت زمان در محل کار
با برنامه‌ریزی خوب زمان، می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید، که به شما آزادی می‌دهد، تمرکز را بهبود می‌بخشد، استرس را کاهش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
دلایل متعددی وجود دارد که چرا برنامه‌ریزی زمان در محل کار مهم است. بدون شک یکی از ویژگی‌های مورد نیاز در کارکنان، همین برنامه‌ریزی مؤثر زمان است.
مدیران باید بهره وری کارکنان خود را ارزیابی و اطمینان حاصل کنند که آنها بیشترین بهره را می‌برند. مهارت برنامه‌ریزی زمان برای شرکت و خود کارکنان بسیار مفید است.
بیایید ببینیم چرا برنامه‌ریزی مؤثر زمان در محل کار بسیار مهم است.
- عملکرد بهتر
- کار را به موقع تحویل دهید
- استرس و اضطراب کمتر
- کیفیت کار بالا
- بهبود بهره‌وری
- اهمال‌کاری کمتر
- تعادل بهتر کار و زندگی
- به رشد تیم خود کمک کنید
-
عملکرد بهتر
یکی از بهترین مزایای برنامه‌ریزی زمان این است که شما در محل کار بهتر عمل می‌کنید. اگر در طول روز برای مهم‌ترین کارهایتان برنامه‌ریزی کنید، بهتر متوجه خواهید شد که چه کارهایی را باید انجام دهید و هر کار چقدر زمان می‌برد.
ایجاد یک برنامه کامل به مدیریت زمان کمک می‌کند و پایبندی به یک برنامه دقیق، احتمال به تعویق انداختن کار را کاهش می‌دهد.
وقتی برنامه‌ای داشته باشید که باید به آن پایبند باشید، زمان کمتری را صرف تصمیم‌گیری برای انجام کارهای مهم می‌کنید.
دانستن عناصر اتلاف وقت در برنامه روزانه‌تان به شما ایده بهتری برای انجام کار در زمان تعیین شده می‌دهد. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا فقط روی مهم‌ترین کارها تمرکز و از حواس‌پرتی جلوگیری کنید.
وقتی از فعالیت‌های وقت‌گیر اجتناب می‌کنید، فقط بر روی کارهای مهمی که پیش روی خود دارید تمرکز خواهید کرد.
-
کار را به‌موقع تحویل دهید
اگر به طور مؤثر زمان خود رابرنامه‌ریزی کنید، می‌توانید کار را به‌موقع تحویل دهید. برای این کار، باید هر کار در لیست خود را به یک زمان منحصربه‌فرد اختصاص دهید.
کارهایی که زمان مشخصی برای انجام آنها در نظر گرفته می‌شود، به احتمال زیاد به‌موقع انجام می‌شوند. پیگیری ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند دشوار باشد و اگر مراقب نباشید، می‌توانید به راحتی آنها را از دست بدهید.
اگر برای رسیدن به ضرب‌الاجل خود تلاش می‌کنید، باید برای چالش‌های غیرمنتظره کمی وقت بگذارید. مطمئن شوید که به‌موقع شروع کرده‌اید تا در مسیر کار خود بمانید و به‌موقع تمام کنید.
اگر زمان لازم برای اتمام کار خود را به درستی برنامه‌ریزی کنید، هر بار به ضرب‌الاجل‌های خود خواهید رسید.
-
استرس و اضطراب کمتر
شما اغلب به دلیل حجم کاری و زمان کمتر برای تکمیل آنها ممکن است دچار استرس شوید. اثرات استرس ممکن است به بهره‌وری شما و همچنین سلامت کلی شما آسیب برساند.
استرس و اضطراب بیش از حد می‌تواند باعث بیماری قلبی، بیماری‌های خودایمنی، چاقی، افسردگی و سایر مشکلات سلامتی شود.
یک لیست اولویت تهیه کنید تا بتوانید کارهای مهم‌تر را از کارهای کم‌اهمیت‌تر جدا کنید. به این ترتیب می‌توانید لیست را پیگیری کرده و وظایف را با توجه به اولویت آنها انجام دهید
اگر بدانیم چه کنیم، می‌توانیم استرس و اضطراب غیرضروری را از زندگی خود حذف کنیم.
-
کیفیت کار بالا
در هر محیط کاری، کار با کیفیت بالا ارزشمند است. افزایش بهره‌وری به طور طبیعی به کار با کیفیت بهتر ترجمه می‌شود.
به عنوان یک کارمند، شما مسئولیت دارید که کار را به سطح خاصی از کیفیت و استاندارد تحویل دهید. وقتی به درستی زمان خود را برنامه‌ریزی و وظایفتان را اولویت‌بندی کنید، تولید کار با کیفیت بالاتر آسان است.
مدیریت زمان به شما در اولویت‌بندی کار کمک می‌کند تا بتوانید بدون حواس‌پرتی تمرکز کنید.
شما می‌توانید با تمرکز و فداکاری کامل بر روی وظایف با اولویت کار کنید و تمام زمان مورد نیاز را به آن اختصاص دهید. در نتیجه به افزایش کیفیت کار شما کمک خواهد کرد.
-
بهبود بهره‌وری
مهارت‌های خوب برنامه‌ریزی زمان شما را به کارمندی کارآمدتر و مولد تبدیل می‌کند. دلیل آن این است که شما وقت خود را برای فعالیت‌های بی‌اهمیت تلف نمی‌کنید و وظایف خود را در سریع‌ترین زمان ممکن بدون افت کیفیت انجام می‌دهید.
این بدان معنا نیست که در کار خود عجله و کیفیت را فدا کنید. این فقط به این معنی است که شما از زمانی که دارید بهترین استفاده را می‌کنید.
بهره‌وری کلی شما زمانی که مشغول کارهای بی‌اهمیت هستید آسیب می‌بیند، اما مهارت‌های مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که کارهای ضروری و مهم را هم‌زمان انجام دهید.
زمانی که از اتلاف وقت برای فعالیت‌های غیرضروری خودداری و به‌موقع شروع به کار کنید، به طور خودکار کارآمدتر می‌شوید.
-
تعلل کمتر
اهمال‌کاری به دلیل مدیریت ضعیف زمان اتفاق می‌افتد. شما نمی‌توانید با فرار از مسئولیت فردا از مسئولیت امروز فرار کنید. اگر اهدافتان مشخص نباشد، به راحتی می‌توانید حواس خود را پرت کنید و آن را به تعویق بیندازید.
اگر روال مشخصی داشته باشید می‌توانید اهمال‌کاری را کاهش دهید و روی کار تمرکز کنید.
با ایجاد مهارت‌های خوب برنامه‌ریزی زمان، تعلل نمی‌کنید و احساس می‌کنید که بر حجم کار خود کنترل دارید. بنابراین، کمتر احتمال دارد که کار را به تعویق بیندازید.
وقتی اهداف روشنی در ذهن داشته باشید، تمرکز روی بزرگ‌ترین اولویت‌هایتان آسان‌تر می‌شود.
-
تعادل بهتر کار و زندگی
تعادل بهتر بین کار و زندگی مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی زمان است. تعادل بین کار و زندگی به معنای ایجاد تعادل بین زندگی حرفه‌ای و شخصی است.
با کمک برنامه‌ریزی، ارزش زمان را درک می‌کنید. می‌توانید در زمان کمتری به اهداف خود در محل کار برسید و با افرادی که در خانه اهمیت دارند وقت بگذرانید.
-
به رشد تیم خود کمک کنید
اگر شما یک مدیر یا رهبر هستید، مدیریت زمان در دفتر فقط چیزی نیست که باید به آن فکر کنید.
این برای کل تیم شما اعمال می‌شود و شما مسئول هستید که اطمینان حاصل کنید که همه در زمان اختصاص داده شده به آنها به طور مؤثر کار می‌کنند.
مدیران باید بدانند که چه تعداد مسئولیت می‌توانند به طور مؤثر به تیم خود محول کنند تا اطمینان حاصل شود که کل گروه به خوبی اجرا می‌شود.
هنگام تخصیص مسئولیت‌ها، مطمئن شوید که کارکنان را فقط در موقعیت‌هایی قرار نمی‌دهید که با نقاط قوت آنها بازی می‌کنند، بلکه به آنها وظایفی می‌دهید که آنها را به خارج از محدوده راحتی‌شان سوق می‌دهد. این به آنها کمک می‌کند تا به عنوان حرفه‌ای رشد کنند و تیم شما را به طور کلی ارتقا دهند.
